Primero, cabe aclarar que la planeación estratégica, es definida como el procedimiento realizado sistemáticamente para definir los objetivos y de las principales políticas y planes para su consecución, y distribución de los recursos necesarios para lograr estos propósitos. Además permite tener en claro qué clase de negocio es en el que está la empresa o quiere estar, y que clase empresa quiere ser.
Por su parte, el Tablero de Comando también llamado Cuadro de Mando Integral es un sistema de gestión desarrollado en la década de los 90 por los Profesores Norton y Kaplan de la Universidad de Harvard que posibilita trasladar a la acción la estrategia, mediante un conjunto de indicadores definidos para medir el avance en logro de los objetivos y las metas, a través de cuatro perspectivas (las personas –rrhh-, el proceso interno de negocios, los clientes y las finanzas, además de la perspectiva denominada comunidad que incorpora la responsabilidad social empresarial). Uno de los principios del CMI es: “si no se puede medir no se puede gerenciar”. Sus principales elementos son:
El Mapa Estratégico en el que se relacionan y vinculan los objetivos en las perspectivas citadas, y constituyen la hipótesis o propuesta de valor para la organización por medio de la cual se logrará la visión y la misión. La Matriz Estratégica , que es una apertura de los objetivos que hace cada división o unidad de la empresa para su área, estableciendo metas para alinear su división a los objetivos de la empresa, lo que se suele denominar efecto cascada. En la matriz se definen: Metas, Indicadores para medir su evolución, Inductores (Acciones concretas) Iniciativas (planes, programas o proyectos), Presupuesto (cuanto se invertira); Responsables : De los planes y de las metas y Cronograma.
En tal sentido, cuando de hacer un plan estratégico se trata, comúnmente se nota que existe el tabú entre los pequeños y medianos empresarios de que éste es para organizaciones grandes solamente. “Que para una organización pequeña o mediana no es necesario. Que es muy complicada su confección. Que es mucho lío su implementación, que así nomás están vendiendo bien”…..Luego otras empresas en unos años de haberlo hecho surgen con ímpetu y nuestra empresa ha quedado en un lugar de desventaja en el mercado, o no se han aprovechado sus recursos de mejor manera.
Aunque existan otras razones técnicas, para confeccionar un plan estratégico y un tablero de comando, o cuadro de mando integral (en inglés Balances Scorecard), en mi opinión cualquier organización, por pequeña que sea, como ser una pyme de 20 empleados por ej, debería hacer un plan estratégico y su correspondiente tablero de comando para que las personas trabajen en función a objetivos predefinidos de largo alcance y metas personales. Es pocas palabras para que toda la gente tenga metas para su trabajo y esté muy claro que se espere que cada una de ellas contribuya y aporte a la organización. Esta es una de las razones más poderosas por las cuales una pyme debiere tomarse el trabajo de hacer un plan estratégico y un tablero de comando para gestionar la empresa por objetivos.
La gente tiene otro desempeño cuando se le entrega una meta seriamente elaborada, en base a un ordenamiento mayor, metas alineadas a un todo mucho más amplio, al cual yo con mi trabajo estaré contribuyendo, para el logro de objetivos estratégicos de largo alcance, los cuales están por decirlo así, aglutinados en una Visión de lo que la empresa quiere llegar a ser al logar todos los objetivos que se planifican en sus diversas perspectivas. Otras razones importantes son que la planeación y el CMI:
-Posibilita tomar decisiones sobre los objetivos, metas y planes de acción a seguir para lograrlos, en forma integrada al presupuesto de la empresa.
-Permite gestionar la empresa de una forma moderna e innovadora, dejando de lado criterios e indicadores solamente financieros, a lo cual actualmente se considera suicida pues dejan de ver otras cuestiones que agregan valor como los clientes, la calidad, los recursos humanos, el capital intelectual, etc.
-Posibilita la toma de decisiones trascendentales para la empresa en base al análisis de información de la situación real de la empresa, de sus principales problemas y desafíos en el mercado.
-Se definen temas cruciales como ser el rumbo estratégico a seguir (la empresa encarará una expansión geográfica con apertura de más locales de ventas o sucursales, se adquirirán otras empresas, o se buscará el crecimiento por medio de una fusión, entre otras). Cuales serán los principales segmentos de mercado y los productos con los cuales serán atendidos los mismos en el próximo periodo del plan estratégico (1 año, 2 años, 3, etc). Que competencias críticas deberá desarrollar nuestro personal y que formación será necesaria al efecto.
-Un CMI Permite tener un presupuesto de cara a los planes y la visión, hacia delante, dejando de lado la tradicional postura de hacer un presupuesto con base histórica, en el pasado, de acuerdo a los realizado en años anterior, lo cual hoy día se asimila con la divertida situación de guíar un automóvil mirando solamente por el retrovisor y omitiendo mirar hacia delante. (Algo un poco peligroso, no cree Usted?)
-Contar con un cuadro de mando integral permite hacer un seguimiento de los logros de los diversos sectores de la empresa y las personas que en ella laboral, ya que al establecer metas también se definen los indicadores que se utilizarán para evaluar su seguimiento durante el plazo del plan estratégico.
-Permite que se tomen decisiones en base a estudios tales como focus group, encuestas, sondeos de opinión, de forma a orientar las acciones de la empresa a lo que es realmente importante para el cliente y se aprovecha el potencial de la gente, los funcionarios de la empresa quienes están en el día a día y dan sus opiniones y sugerencias.
-La empresa adopta una estrategia genérica para diferenciarse de sus competidores de cara al mercado.
-Integrando otras herramientas como el coaching para estimular a la gente que trabajen en pos del logro de sus metas y por ende de los objetivos de la institución se puede generar un cambio real en la empresa, dinamizando al principal activo, las personas que trabajan en ella.
-Como debe hacerse un seguimiento periódico, sino diario, esto implica la realización de reuniones para ver como estamos en cuanto al logro de metas departamentales y personales, con lo cual se estimula el trajo en equipo, y se genera una nueva cultura de trabajar juntos para logar cosas.
-Bien gestionada la empresa, contará con una herramienta para lograr los objetivos, la visión y la misión de la organización.